ثمانية نصائح لكتابة رسائل بريد إلكتروني فعالة

لطالما كانت رسائل البريد الإلكتروني المصدر الأساسي للاتصال الرسمي ، لتحل محل الرسائل التقليدية والمادية منذ سنوات عديدة. وعلى الرغم من أن البعض منا لا يؤلف رسائل بريد إلكتروني بانتظام ، فإن معرفة كيفية كتابة بريد إلكتروني أمر محوري.

يمكن أن تساعد القدرة على كتابة رسائل إلكترونية فعالة الأشخاص في أي مهنة. يمكن أن يؤدي إلى توسيع نطاق عملك أو الحصول على أي معلومات مطلوبة حول موضوع معين.

وبالنظر إلى جميع مزايا رسائل البريد الإلكتروني الفعالة ، فإن السؤال عن كيفية كتابة بريد إلكتروني سليم يبرز. من الغريب أن الطلاب ليس لديهم دروس في التواصل الفعال عبر البريد الإلكتروني ، وهذا هو سبب افتقارهم إلى المعرفة وغالبًا ما يضطرون إلى اللجوء إلى خدمات الكتابة الأكاديمية ، مثل مقال شارك. في الواقع ، الممارسة تجعل من الكمال ؛ على المرء أن يؤلف العشرات من رسائل البريد الإلكتروني للنجاح في كتابتها. لكن معرفة الأساسيات سيسمح لك بكتابة رسائل بريد إلكتروني رائعة دون أن يكون لديك سنوات من الخبرة. دعونا نلقي نظرة على هذه النصائح في نطاق أوسع.

إنشاء سطر موضوع إعلامي

يجب أن يكون لكل بريد إلكتروني غرض. وكلما كان الأمر أكثر وضوحًا ، كان ذلك أفضل. قبل الخوض في الكتابة ، فكر في موضوع بريدك الإلكتروني. يجب أن تكون مختصرة و دقيق. لنفترض أنك أنشأت بريدًا إلكترونيًا لمعلمك يطلب منه ترتيب ساعة في المكتب. ببساطة اكتب “طلب ساعة عمل ” ستكون غامضة. عند كتابة رسالة بريد إلكتروني ، تريد أن يتعلم المستلم أكبر قدر ممكن من المعلومات حول محتوى الرسالة دون فتحه. بالطبع اكتب “عزيزي الأستاذ ، لدي سؤال: هل يمكننا ترتيب الاجتماع يوم الاثنين الساعة 3 مساءً من فضلك؟ ” لن يفيد بريدك الإلكتروني أيضًا. إنه واسع للغاية. بدلاً من ذلك ، اختر الوسط الذهبي ، واصنع موضوعًا مثل: “طلب ساعة عمل ، الاثنين ، 3 مساءً “

اللباقة

ابدأ بريدك الإلكتروني مع محترم التحية. التحيات الصحيحة ضرورية في كتابة البريد الإلكتروني. يوضحون أن المرسل لم يستخدم قالبًا لإنشاء رسالة. عند العمل على التحية ، ضع في اعتبارك جنس المرسل إليه وحالته الاجتماعية. إذا كانت المستلم امرأة ، ولكنك لا تعرف ما إذا كانت متزوجة ، فاستخدم العنوان Ms. أيضًا ، إذا قمت بإنشاء بريد إلكتروني ولكن ليس لديك فكرة عمن سيفتحه ويقرأه (على سبيل المثال ، تكتب خطابًا إلى قسم معين) ، فإن أفضل طريقة لإثبات اللباقة هي بدء بريدك الإلكتروني بـ “إلي من يهمه الامر. “

الابتعاد عن الاختصارات

يخلط الكثيرون بين رسائل البريد الإلكتروني والرسائل النصية البسيطة ويتضمنون الاختصارات. تذكر أن رسائل البريد الإلكتروني ، أياً كان الشخص الذي يتم توجيهها إليه ، تكون أكثر رسمية. لذلك حتى إذا كان المستلم يفهم اختصارًا معينًا ، فمن الأفضل تجنب استخدامه. سيكون الاستثناء الاختصارات الرسمية. ولكن حتى في هذه الحالة ، تأكد من كتابة العنوان الكامل أولاً وبعد ذلك فقط أدخل اختصارًا بين قوسين — على سبيل المثال ، جمعية اللغات الحديثة (MLA).

يجري مباشرة في صلب الموضوع

عند كتابة رسالة بريد إلكتروني ، تأكد من عدم المماطلة. قد لا يكون لدى المستلم الخاص بك الوقت ولا الرغبة في قراءة القراءات الطويلة إذا كان من الممكن تغليفها في عدة جمل. لتحقيق الوضوح و صحة، حذف الكلمات والعبارات والتراكيب غير الضرورية. تأكد من تحويل الجمل ذات الصوت المبني للمجهول إلى الجمل النشطة. القيام بذلك سيوفر لك مساحة كبيرة.

هيكلة المحتوى

تمامًا مثل المقالات ، منظم رسائل البريد الإلكتروني أكثر قابلية للفهم والتماسك. قسّم رسالتك الإلكترونية إلى أقسام. سيساعد المرسل إليه على التعرف على المحتوى بشكل أسرع. بالإضافة إلى ذلك ، استخدم القوائم المرقمة أو النقطية. سيقومون بتضييق نطاق البريد الإلكتروني وتحسين إمكانية قراءة البريد الإلكتروني الخاص بك.

بما في ذلك التوقيع

اعتمادًا على موقعك ، قد تحتاج إلى إنشاء ملف شخصي التوقيع يصف منشورك والبريد الإلكتروني للاتصال ورقم الهاتف. يكفي القول أنه إذا كنت طالبًا ، فمن المحتمل أنك لست موظفًا. في كلتا الحالتين ، حتى المعلومات القصيرة عنك ستكون مفيدة. تأكد من تضمين اسمك الأول والثاني مع رقم هاتفك. يمكنك أيضًا إضافة عنوان بريدك الإلكتروني التعليمي إذا قمت بإرسال بريد إلكتروني من عنوان بريد مختلف.

يؤلف الخطاب مقدما

ابدأ العمل على بريدك الإلكتروني والتفكير في الغرض الأساسي منه مسبقًا. طريقة ممتازة لكتابة رسالة بريد إلكتروني فعالة تتمثل في صياغتها وتركها جانباً لبعض الوقت. سيساعدك وجود متسع من الوقت في إنشاء بريد إلكتروني منظم ومدروس جيدًا. لن يسمح لك بتحسين المحتوى فحسب ، بل ستتمكن أيضًا من إتقان القواعد والأسلوب والنبرة.

استخدم المدققات الإملائية مثل Grammarly لتصحيح الأخطاء النحوية وعلامات الترقيم والأخطاء المعجمية. يمكنك أيضًا قراءة بريد إلكتروني بصوت عالٍ للتحقق مما إذا كانت القطعة تبدو طبيعية. وتذكر: من الأفضل دائمًا قضاء المزيد من الوقت في العمل على بريد إلكتروني والتأكد من صقله بدلاً من كتابته على عجل.

التحقق من الروابط والمرفقات

غالبًا ما تحتوي رسائل البريد الإلكتروني على روابط أو مرفقات بمعلومات إضافية. عندما تقوم بتضمين رابط أو مرفق في بريدك الإلكتروني ، تحقق مما إذا كان صحيحًا.

اكتساب مهارات فعالة في كتابة البريد الإلكتروني ليس بالأمر السهل. بصرف النظر عن إرسال رسائل البريد الإلكتروني يوميًا ، يجب على المرء أن يعرف كيفية كتابة بريد إلكتروني فعال وما يجب أن يحتويه لتحقيق أهدافه. لحسن الحظ ، توفر القائمة المذكورة نصائح حول كيفية جعل بريد إلكتروني احترافيًا ومن الدرجة الأولى. كل ما عليك فعله هو متابعتها وممارسة كتابة بريدك الإلكتروني باستمرار.

مقالات ذات صلة

اترك تعليقاً

لن يتم نشر عنوان بريدك الإلكتروني. الحقول الإلزامية مشار إليها بـ *

زر الذهاب إلى الأعلى