لا تنام على البريد الإلكتروني “غفوة”: تلميحات قوية لـ Gmail و Outlook

حان الوقت لأن نكون جميعًا أقل كسلاً بشأن القيلولة. أنا أتحدث بالطبع عن ميزة “الغفوة” المضمنة في Gmail و Outlook والعديد من تطبيقات البريد الإلكتروني الحديثة الأخرى. من خلال النقر على غفوة في رسالة بريد إلكتروني ، يمكنك إخفاؤها من بريدك الوارد حتى تاريخ ووقت لاحق.

على الرغم من أن مفهوم تكرار رسائل البريد الإلكتروني كان موجودًا منذ حوالي عقد من الزمان وأصبح جزءًا من Gmail منذ عام 2018 ، إلا أنك ستغفر لقلة الاستخدام أو حتى تجاهل وجوده. من السهل جدًا التفكير في الغفوة كتكتيك لحظر رسائل البريد الإلكتروني التي تفضل عدم الرد عليها ، في حين أنها تعمل بشكل أفضل كنوع من التذكير الموجود في بريدك الوارد. بمجرد التفكير في الغفوة بهذه الطريقة ، تنفتح الاحتمالات.

أساسيات التكرار

في إصدارات الويب من Gmail أو Outlook ، يكون التكرار بسيطًا – فقط ابحث عن رمز الساعة التناظرية. ستجده فوق أي بريد إلكتروني عند قراءته ، أو أعلى صندوق الوارد الخاص بك عند تحديد رسالة. يمكنك أيضًا النقر بزر الماوس الأيمن فوق أي رسالة وتحديد تكرار من قائمة السياق ، أو التمرير فوق أي رسالة في Gmail للعثور على رمز التكرار على الجانب الأيمن. يحتوي Gmail أيضًا على اختصار لوحة مفاتيح للغفوة: اضغط على “B” أثناء عرض الرسالة.

على هاتفك ، الأمر أكثر تعقيدًا بعض الشيء. في Gmail و Outlook ، ستجد خيار “تكرار” بالضغط على “…” في الزاوية اليمنى العليا لأي رسالة. يمكنك أيضًا الذهاب إلى الإعدادات> إجراءات / خيارات المسح لإعداد التكرار عن طريق التمرير فوق أي رسالة في صندوق الوارد الخاص بك.

ماذا لو كنت لا تستخدم Gmail أو Outlook؟ مع مزودي الخدمة الآخرين ، مثل Apple Mail أو Yahoo أو AOL ، ستحتاج إلى استخدام تطبيق بريد إلكتروني تابع لجهة خارجية يدعم التكرار. أنا أحب سبارك ونيوتن و تطبيق Microsoft Outlook (والتي ، على الرغم من اسمها ، تدعم موفري البريد الإلكتروني الآخرين إلى جانب Outlook).

على العكس من ذلك ، لا يدعم تطبيق iOS Mail من Apple التكرار حتى إذا كنت تستخدم Gmail أو Outlook كمزود للبريد الإلكتروني ، لذلك ستحتاج إلى استخدام تطبيق مختلف مع مزود البريد الإلكتروني الخاص بك للاستفادة من هذه الميزة.

كيفية استخدام الغفوة

الآن بعد أن غطينا أساسيات التدريب ، حان الوقت للإبداع في كيفية استخدامه.

أنا شخصياً لست من محبي استخدام الغفوة لغرض التسويف البحت. مع معظم رسائل البريد الإلكتروني ، من الأفضل اتخاذ إجراء حاسم ، حتى لو تضمن هذا الإجراء حظر الرسالة من الأرشيف الخاص بك. ومع ذلك ، هناك استثناء واحد: إذا كنت على هاتفي ، يمكنني تأجيل رسالة بريد إلكتروني حتى أعرف أنني سأعود إلى مكتبيمزودة بلوحة مفاتيح مناسبة.

لقد بدأت أيضًا أكرر رسائل البريد الإلكتروني الخاصة بي، لذلك سيعودون إلى البريد الوارد للمتابعة إذا لم يستجب أحد. إذا استجاب المستلم ، فسيقوم بإلغاء تنبيه الغفوة الذي قمت بتعيينه حتى لا يكون صندوق الوارد الخاص بك مزدحمًا. بينما يمكن لـ Gmail اقتراح عناصر متابعة تلقائيًا من خلال ميزة “التنبيهات” الخاصة به ، يمنحك التكرار تحكمًا كاملاً في التوقيت وأي الرسائل تتطلب إجراءً إضافيًا.

عند الحديث عن التذكيرات ، فإن التكرار طريقة رائعة للقيام بذلك إعادة ظهور معلومات الموعد عندما تحتاج إليها ، خاصة الآن بعد أن تعاملنا جميعًا مع وابل من روابط Zoom. بدلاً من ترك هذه الدعوات تفسد صندوق الوارد الخاص بي ، سأكررها حتى قبل وقت قصير من كل اجتماع. يمكنك أيضًا استخدام الغفوة لتذكير نفسك بالمواعيد النهائية الوشيكة وإعادة إبراز خط سير الرحلة في يوم سفرك.

أخيرًا ، يمكنك استخدام Snooze بالتزامن مع رسائل البريد الإلكتروني المجدولة. لجدولة بريد إلكتروني في Gmail ، انقر على السهم المتجه لأسفل بجوار الزر “إرسال إلى الويب” ، أو انقر على “…” في الزاوية اليمنى العليا من الأجهزة المحمولة. بمجرد جدولة رسالة ، ضعها في الانتظار حتى وقت قصير قبل موعد التسليم. بهذه الطريقة ، ستعود إلى بريدك الوارد وستتاح لك فرصة أخيرة لمراجعة التغييرات قبل نشرها. تذكر أنه سيستمر بث الرسالة ما لم تقم بإلغائها أولاً.

تحسين Gmail للتكرار

يتكرر التعامل مع Gmail و Outlook بنفس الطريقة بشكل أساسي: يمكنك تحديد وقت محدد مسبقًا للرسالة للعودة إلى صندوق الوارد الخاص بك ، أو اختيار التاريخ والوقت المخصصين لك.

ولكن إذا كانت أوقات الغفوة المحددة مسبقًا في Gmail لا تتناسب مع جدولك الزمني ، فإن تطبيق الجوال يتيح لك تخصيصها عبر الإعدادات> (عنوان بريدك الإلكتروني)> كرر الإعدادات. من الغريب أنه يمكنك أيضًا تعيين أوقات التذكير الافتراضية في Google Keep على الويب ، وستصبح تلك الأوقات أوقات التكرار في Gmail.

هناك أمر غريب واحد هنا: أي وقت غفوة تحدده لموقع “بعد الظهر” لن يظهر على إصدار الويب من Gmail. إذا كنت تفضل الرد على رسائل البريد الإلكتروني في نهاية يوم العمل ، ففكر في تأخير وقت قيلولة الصباح أو وقت قيلولة في وقت مبكر من المساء للتعويض.

نصيحة أخرى خاصة بـ Gmail: قبل إعادة رسالة بريد إلكتروني مهمة ، ضع في اعتبارك ضع علامة “غير مقروءة” عليها أولاً. بهذه الطريقة ، ستظهر بخط عريض مرة أخرى عندما تعود إلى بريدك الوارد. (مع Outlook ، يحدث هذا تلقائيًا.)

بالطبع ، تذكر استخدام التكرار في المقام الأول هو نصف المعركة. ولكن بمجرد أن تعتاد عليها ، فقد تصبح ميزة المراسلة المفضلة لديك.

ظهر هذا العمود في الأصل في النشرة الإخبارية لـ Jared’s Advisorator. قم بالتسجيل لتلقي نصائح تقنية عملية يتم تسليمها إلى صندوق الوارد الخاص بك كل أسبوع.

جاريد نيومان يغطي التكنولوجيا الشخصية من موقعه البعيد في سينسيناتي. كما تنشر رسالتين إخباريتين ، لتقديم المشورة للحصول على المشورة الفنية و قاطع الحبل الأسبوعي للمساعدة في التخلص من قنوات الكابل أو القنوات الفضائية.