نصائح إدارة المشروع عن بعد للعمل من المنزل

بينما كان مفهوم العمل من المنزل موجودًا على مدار العامين الماضيين ، مع تفشي الوباء المستمر ، أصبح العمل من المنزل ببطء غير قابل للتفاوض. على 69٪ من المنظمات تم نقل المزيد من الموظفين للعمل عن بعد ، في حين أن عددًا هائلاً 16٪ نقلوا جميع عملياتهم إلى التنفيذ عن بعد. هناك العديد من الفوائد للمؤسسة التي تنقل المزيد من الموظفين نحو العمل عن بُعد. وتشمل هذه التكاليف على متن الطائرة ، والنفقات العامة ، والاستثمار في البنية التحتية.

يعتمد نجاح أي مؤسسة في مساعي العمل من المنزل على مهارات إدارية استثنائية تتكيف مع بيئة العمل الحديثة. التأكد من أن المهنيين مجهزين ب تدريب شهادة PMP يؤكد لأي عمل تجاري أن المهارات الإدارية القوية يمكن ترجمتها إلى موظفين يجلسون في مواقع مختلفة لتنفيذ أنشطة أعمال قوية ومحسّنة. في حين أن العمل من المنزل أو الإنتاجية عن بُعد قد يبدو مخيفًا للشركات لتبنيها ، نظرًا للظروف البيئية والاجتماعية الحالية ، فإن العثور على أفضل السياسات للتكيف مع المنظمة قد يختلف بين البقاء واقفا على قدميه أو الغرق خلال هذا الوقت العصيب.

ما هي إدارة المشاريع عن بعد؟

إدارة المشاريع عن بعد هي عملية تنظيم فريق من المحترفين الذين يعملون خارج مقر الشركة. على الرغم من الاختلافات الجغرافية بين أعضاء الفريق ، فإن الهدف هو ضمان مشاركة المعلومات ذات الصلة وتنفيذ الأنشطة لضمان استمرار العمل كالمعتاد. قد يجلس أعضاء الفريق على مسافة بضعة كيلومترات ، لكن قد يتواجد آخرون في مدن ومناطق زمنية مختلفة. نتيجة ل، 87٪ من الموظفين يزعمون أنهم يشعرون بضغط أقل أو إجهاد أقل داخل بيئة عملهم ، و 30٪ إكمال المزيد من الأنشطة في أقل من الوقت المخصص. بالإضافة إلى ذلك ، فإن معدلات الإنتاجية المتزايدة للمؤسسة والفوائد من حيث التكاليف والنفقات تنقل المزيد من الفرق إلى الإدارة عن بُعد.

هناك ثلاثة أنواع أساسية من الفرق التي تجري الأنشطة التجارية عن بُعد ؛

  1. Flex Teams: يُعرض على فرق التنفيذ خيار العمل عن بُعد ومن مساحة موحدة حسب الحاجة أو وفقًا لتعليمات المنظمة.
  2. الفرق المختلطة: تتكون من أعضاء الفريق الذين يعملون عن بعد بدوام كامل بينما يعمل الباقي من موقع مناسب.
  3. الفرق البعيدة بالكامل: كما يوحي الاسم ، تتكون الفرق البعيدة بالكامل من محترفين ينسقون المشاريع والأنشطة من منازلهم المريحة أو مساحات العمل المنفصلة.

تقدم إدارة المشاريع عن بعد العديد من الفوائد. كما ذكرنا سابقًا ، فإن الحاجة إلى الاستثمار في البنية التحتية ، والتكاليف العامة شهرًا بعد شهر ، وإعداد / تدريب الموظفين الجدد يمكن أن تكلف كثيرًا دون عوائد كافية. تسمح إدارة المشاريع عن بعد للشركات بالاستثمار في الحد الأدنى وتشجع الموظفين على وضع ممارسات ولوائح عمل أفضل للاستمتاع بالامتيازات التي يجربونها في العمل عن بُعد.

يتمتع الموظفون بساعات عمل مرنة والقدرة على العمل في أي مكان. يتيح قضاء المزيد من الوقت مع أسرهم وبناء حياتهم خارج العمل زيادة الإنتاجية. يحدث هذا بسبب القدرة على تكييف دورات الطاقة الطبيعية لتخصيص وقت أكثر كفاءة. تساعد مرونة العمل من أي مكان وفي أي وقت مع فهم المواعيد النهائية الشركات على تقليل معدلات دورانها وتحقيق جودة أداء أفضل. كما أن انخفاض الضغط يجعل الموظفين أكثر سعادة وبيئة مؤسسية أكثر راحة.

الأعمال التجارية جيدة بقدر استعداد فرقهم وقدراتهم التنفيذية. غالبًا ما يؤدي الحد من التوظيف المهني إلى المنطقة الجغرافية المحيطة إلى إقناع الشركات باتخاذ قرارات متهورة ليست مفيدة في النهاية كما هو متوقع. مع وجود عدد متزايد من محترفي الجيل Z الذين يخترقون القوى العاملة ، تتيح لهم مهاراتهم تحسين جودة عملهم مع الراحة في استخدام التكنولوجيا حسب الحاجة.

إدارة المشاريع عن بعد بكفاءة

في حين أن هناك عددًا متزايدًا من الفوائد مع إدارة المشاريع عن بُعد ، إلا أن هناك أيضًا بعض العيوب. يمكن أن يكون التنسيق بين المدن والمناطق الزمنية المختلفة مرهقًا. عند تفويت الاجتماعات ، فإن إعادة الأنشطة إلى الجدول الزمني يمكن أن تستغرق وقتًا طويلاً. بالإضافة إلى ذلك ، قد يكون بناء ثقافة مؤسسية تعزز الوحدة أمرًا صعبًا مع أعضاء الفريق الذين ليسوا على دراية ببعضهم البعض ومن غير المرجح أن يلتقوا ويترابطوا.

لذلك ، فإن الأمر متروك لمتخصص إدارة المشاريع (مدير مشروع أو مدير أعمال) للنظر في أفضل الأدوات والممارسات لإنشاء إدارة قوية عن بعد. تشمل الاعتبارات ؛

1. إعطاء الثقة لأعضاء الفريق

نظرًا لأن البيئات الشخصية والمهنية غير واضحة مع العمل عن بُعد ، يجب على الشركات احترامها وفهمها. غالبًا ما يعني العمل في مدن ومناطق زمنية مختلفة إجراء الأنشطة وفقًا لروتينات وأطر زمنية مختلفة عن غيرها. تأكد من أن مدير المشروع يقدم الاعتبار المناسب وأن المواعيد النهائية محددة فيما يتعلق بتوافر الجميع.

قد تكون محاولة الإدارة التفصيلية محبطة. نظرًا لأنه من المرجح أن يكون الموظفون أكثر إنتاجية في بيئات WFH ، فمن غير المرجح أن يكون الإشراف المستمر أو التطفل ضروريًا.

2. حافظ على المواعيد النهائية بلوري

تعمل الإدارة الفعالة للفرق البعيدة بقوة مع ضمان إنشاء مواعيد نهائية واقعية والوفاء بها. وثيقة واحدة تحدد المهام ومتى ينبغي تنفيذها ستساعد جميع أعضاء الفريق على التخطيط وفقًا لذلك. تجنب استخدام كلمات مثل “في أسرع وقت ممكن” أو “على راحتك”. قدم تواريخ انتهاء ثابتة غير قابلة للتفاوض للأنشطة للحفاظ على سير العمل كما ينبغي

3. مسح الملاحظات

تأكد من أن الموظفين يعملون بالسرعة التي ينبغي أن يكونوا عليها وتنفيذ المتطلبات حسب الحاجة. إذا كان الموظف يتراخى ، فتأكد من تنبيهه في أقرب وقت ممكن بموقف احترافي. تساعد الانتقادات البناءة الشركات في القيام بأنشطة داخلية أفضل فقط وتوفر للموظفين فرصة لإعادة تقييم نهجهم.

4. تقديم الأدوات الصحيحة

مع العديد من البرامج والأدوات التي تساعد إدارة المشاريع عن بعد في السوق ، فإن اختيار المناسب لمؤسستك أمر حتمي لنجاحها. بالإضافة إلى ذلك ، تساعد أداة صغيرة لإدارة المشاريع على أتمتة درجة معينة من العملية لتحسين الاتصال والتعاون.

استنتاج

تعتمد الإدارة الفعالة للمشروع عن بعد بشكل كبير على إدارة الفريق المحترف. تأكد من وجود فرد معتمد على رأس عملية الإدارة عن بُعد لتحقيق أفضل نجاح. مع تزايد عدد المهنيين الذين يجرون العمليات عن بُعد ، فإن الأمر متروك للمؤسسة لضمان اعتماد أفضل الممارسات لضمان استمرارية الأعمال وحتى النجاح في وقت عدم اليقين. يعد الحفاظ على تحفيز الموظفين وأمانهم أمرًا بالغ الأهمية لإبقاء الأعمال قائمة ؛ توفر إدارة المشاريع عن بُعد أرضية وسطية لتحقيق كليهما مع الحفاظ على المسار نحو تحقيق الأهداف التنظيمية.

مقالات ذات صلة

اترك تعليقاً

لن يتم نشر عنوان بريدك الإلكتروني. الحقول الإلزامية مشار إليها بـ *

زر الذهاب إلى الأعلى